Protokoll Prompt-Generator

1 Protokolltyp

Welche Art von Protokoll soll die KI erstellen?

Verlaufsprotokoll Chronologische Dokumentation des Gesprächsverlaufs Ergebnisprotokoll Nur Ergebnisse, Beschlüsse und To-dos, kein Verlauf Beschlussprotokoll Ausschließlich formale Beschlüsse im Wortlaut Kombination (Verlauf + Ergebnis) Verlauf mit hervorgehobenen Ergebnissen und Beschlüssen

2 Quellenart

Was gibst du der KI als Grundlage? Das beeinflusst, wie präzise das Protokoll werden kann.

Stichworte / Kurznotizen Knappe Einträge, die KI muss sinngemäß ergänzen Mitschrift (Fließtext) Vollständige eigene Aufzeichnung, getippt oder abgetippt Transkript Automatisch oder manuell erstellte Wortmitschrift der Sitzung

Textformat des Transkripts:

Reintext Fließender Text ohne Zeitstempel oder Absatz-Segmentierung Segmentiert Absätze oder Zeitstempel gliedern den Text (z.B. „[00:03:12] …")

Speaker-Trennung:

Keine Speaker-Trennung Text enthält keine Zuordnung zu einzelnen Personen Speaker-Labels mit erkennbaren Namen z.B. „Maik:", „Dr. Schmidt:" – Namen sind im Text lesbar Anonyme Speaker-Labels z.B. „SPEAKER_01:", „Sprecher 2:" – keine echten Namen

3 Protokollkopf

Welche Felder soll der Protokollkopf enthalten? Die KI erstellt Platzhalter, die du vor dem Einsenden ausfüllst.

Felder (Mehrfachauswahl):

Datum & Uhrzeit Ort / Konferenzlink Sitzungsleitung / Vorsitz Protokollführung Nächster Termin Tagesordnung im Kopf Übersicht der TOPs direkt im Kopfbereich

4 Teilnehmerliste

Welche Angaben sollen in der Teilnehmerliste erscheinen?

Felder (Mehrfachauswahl):

Name Funktion / Rolle Organisation

Format der Liste:

Aufzählungsliste Tabelle Fließtext

Abwesenheiten vermerken

5 Tagesordnungspunkte

Nummerierung:

TOP 1, TOP 2 … 1. 2. 3. … 1.1, 1.2 … Keine

Struktur pro Punkt:

Fließtext Stichpunkte Stichpunkte + Beschlussbox Gesonderter Beschlussabschnitt am Ende jedes TOPs

Maximale Zeichenzahl pro Inhaltspunkt:

Keine 500 1.000 2.000 Eigene Zahl

Maximale Zeichen:

6 Aufgaben & Maßnahmen

Soll die KI alle im Verlauf zugewiesenen Aufgaben und Maßnahmen in einem eigenen Abschnitt sammeln?

Aufgaben-Abschnitt erstellen

Format:

Tabelle Person | Aufgabe | Frist Stichpunkte „[Name]: [Aufgabe] – bis [Datum]"

Position:

Am Ende des Protokolls Am Ende jedes TOPs

7 Stil & Sprache

Zeitform:

Präteritum „Es wurde beschlossen …" (Standard) Präsens „Es wird beschlossen …"

Redewiedergabe:

Indirekte Rede (Konjunktiv I) „Frau Müller erklärte, das Budget sei ausreichend." Sachberichtsstil „Frau Müller bestätigte die ausreichende Budgetsituation."

Tonalität:

Formell Neutral

Formulierungsstil:

Aktiv „Frau Müller berichtete, dass …" Passiv „Es wurde berichtet, dass …"

Beschlüsse hervorheben:

Fett hervorheben Eigener Abschnitt Präfix „Beschluss:" vor dem Beschlusstext Blockquote „> Beschluss: …" (Markdown-Zitat)

Abstimmungsergebnisse dokumentieren Ja: X, Nein: Y, Enthaltungen: Z – bei jedem Beschluss

8 Ausgabeformat

Markdown Für Obsidian, Notion, GitHub etc. Fließtext Keine Sonderzeichen, reiner Text Word-kompatibel Strukturierte Überschriften, keine Sternchen oder Rauten

9 Datenschutz

Optional: Füge datenschutzrelevante Anweisungen in den Prompt ein.

Datenschutz-Baustein aktivieren

Pseudonymisierung:

Keine Pseudonymisierung Nur Vorname (kein Nachname) Nur Nachname (kein Vorname) Initialen Alle Namen werden zu „M.M." etc.

Vertraulichkeitshinweis in Prompt einbauen

10 Eingabe-Workflow

Wie willst du deine Notizen später an die KI übergeben?

Interaktiv Die KI fragt zuerst nach Datum, Ort und Sitzungsleitung, dann gibst du deine Mitschriften ein Alles in einem Block Du fügst Prompt + Mitschriften in einem Schritt ein

11 Weitere Vorgaben (optional)

Gibt es spezifische Vorgaben deiner Organisation, die oben nicht abgedeckt sind?