Persona-Assistenten für Non-Profits

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+++ Hinweis: Dieser Text erschien zuerst in einer gekürzten Version im Fundraising-Magazin, Ausgabe November 2025. +++

Das Gerüst zu diesem Text entstand in einer Handballhalle, während eines Turniers des Sohns. Auf der Platte zwei Teams, die gewinnen wollten. Auf jeder Bank ein Trainer. Mal lauter, mal ruhiger rief der jeweilige Trainer seinen Jungs zu, was sie tun sollten. Auch nach vielen Jahren Handball schauen gibt es immer wieder Situationen, in denen unklar ist, warum der Schiri jetzt gepfiffen hat. Einen eigenen Trainer neben sich sitzen zu haben, das wäre eine wirklich gute Lösung. Und wie wäre es, wenn dieser Trainer einem nicht nur Handball erklärt, sondern auch im beruflichen oder privaten Alltag zur Verfügung steht? Unzählige Werkzeuge der generativen KI machen es dies nun möglich und können alltägliche Fragen dialogisch beantworten.

Viele gemeinnützige Organisationen befassen sich derzeit mit den Grundlagen generativer KI und einem möglichen Einsatz. Dabei gilt es aktuell, Prompten zu üben oder die ersten Assistenzen oder erste Automatismen zu erstellen.

Kultur statt Technik

Die Unterstützung durch Assistenzen kann entweder als Text oder per Stimme geschehen. Bevor diese zum Einsatz kommen, stellen sich Fragen nach der realen Arbeitskultur im Job vor Ort. Sicherlich kann Technik zurzeit sehr vieles neu angehen und ermöglichen. Es erscheint aber weiterhin in der Breite noch ungewöhnlich, wenn Menschen auf einmal beginnen, mit ihrem Rechner oder Smartphone zu reden, eine menschlich klingende und inhaltlich sinnvolle Antwort erhalten und diese dann auch noch akzeptieren.

Diese Form der Interaktion mit Computern stellt einen Paradigmenwechsel dar in dem, wie derzeit mit digitalen Werkzeugen umgegangen wird. Und in der doch eher konservativen Szene der Gemeinnützigkeit wird man bei der Nutzung noch auf fragende Gesichter stoßen.

Wie können solche Assistenzen unterstützen?

Werkzeuge der Generativen KI generieren auf der Basis von vortrainierten Daten Antworten auf Eingaben. Ist dort kein Vorwissen vorhanden, wird die Antwort schlecht. Sind die Prompts schlecht, so sind Antworten meist ebenso unbefriedigend. Gibt man den Systemen jedoch entsprechende detaillierte Vorgaben, so berücksichtigen sie diese bei der Generierung von Antworten. Somit ist es möglich, beispielsweise Personadetails mitzugeben, um berufliche Alltagssituationen zu üben.

Beispiel: Ein digitaler Assistent erhält Informationen zu den typischen Personamerkmalen eines Typus Großspenderin der eigenen Organisation sowie fiktivem oder echten bereits bestehenden Spendenverhalten. Abgespeichert und je nach Tool als „Projekt“, „CustomGPT“ oder „Person“ benannt kann sich der Assistent immer wieder an diese Informationen erinnern, diese Rolle einnehmen, in Dialog treten und auf Fragen antworten.

So kann beispielsweise ein anstehendes Gespräch mit einer Großspenderin zu einem neuen Förderprojekt simuliert werden. Die immer besser werdenden Sprachfunktionen ermöglichen einen flüssigen Dialog: Im Auto über die Freisprechanlage oder unterwegs mit Kopfhörern im Ohr. Weitere Anwendungsbereiche wären Personalgespräche, die Simulation anstehender Prüfungen oder die Planungen von Kampagnen.

Einfacher Beispiel Basis-Prompt für ChatGPT/Claude:

„Du bist eine 58-jährige Familienunternehmerin aus dem Raum Bochum. Du bist skeptisch gegenüber NGOs, aber sozial engagiert. Du hinterfragst besonders Verwaltungskosten und willst konkrete Wirkungsnachweise. Reagiere authentisch auf meine Fundraising-Anfrage für ein Bildungsprojekt.“

Weitere Abwandlungen dieser Assistenzen

Assistenzen in Form einer Person klingen auf den ersten Blick einleuchtend, können aber weitergedacht werden. So besteht auch die Möglichkeit, sich selbst als Person „nachzubauen“. So entsteht eine Assistenz, die eigene Werte beinhaltet, den Arbeitsalltag kennt. Sie weiß, wie Sie auf Dinge reagieren und wo Grenzen sind. Sollte es im Alltag zu Überforderungen kommen, kann das eigene digitale Ich Hinweise zu Lösungen geben, auf die Sie selbst zunächst nicht kommen.

Oder: Tauschen Sie sich mit ihrer eigenen Organisationen aus. Statten Sie die Assistenz mit Stellungnahmen, Abläufen oder ethischen Grundlagen und No-Go’s der Organisation aus, so dass sie auf Fragen hinsichtlich neuer Themen adäquat antworten kann. Oder planen Sie auf Basis der Fundraising-Kommunikation und -Erfolgen dialogisch Ihren nächsten Newsletter. Diese Assistenten können gespeichert und angepasst werden und stehen zu jedem Zeitpunkt als Text oder Stimme zur Verfügung.

Der aktuelle Praxisstand zeigt, dass es derzeit sinnvoller ist, eher einzelne kleine Assistenzen zu einzelnen Anwendungsfällen zu erstellen, als einen zu bauen, der alles kann.
Und nicht für jeden Anwendungsfall ist ein Extra-Assistent tatsächlich notwendig. So können die nativ zugeschalteten Funktionen von Perplexity, Claude oder ChatGPT per Shortcut auch einfachere Anwendungsbereiche gut „ab Werk“ abdecken.

Ein paar Schlussgedanken.

Zum aktuellen Zeitpunkt ist noch davon abzuraten, langfristige Verträge mit einzelnen Anbietern einzugehen, die spezielle Lösungen zum Beispiel im Bereich der beschriebenen Assistenzen anbieten. Der Markt der generativen KI-Tools ist derzeit so dynamisch, dass überhaupt nicht absehbar ist, was in nur wenigen Wochen alles möglich sein wird. In dieser aktuellen Phase sollte es darum gehen, sich zum einen bewusst zu machen, wie die Arbeitswelt verändert wird, wo definitive Hilfen zu erwarten sind und wie zum aktuellen Zeitpunkt diese Hilfen gezielt eingesetzt, bedient oder genutzt werden können. Alles unter Berücksichtigung des geltenden Datenschutzes sowie der KI-VO. Dabei ist es in der aktuellen Phase erst einmal egal, welches Tool konkret zum Einsatz kommt, wenn auch die Qualität sehr unterschiedlich ist.

Übrigens: Dieser Text wurde ohne die Zuhilfenahme eines digitalen Assistenten geschrieben. Stimmt? Oder stimmt nicht?

5-Schritte-Anleitung: Von Null zur funktionierenden Persona-Assistenz

Schritt 1: Archetyp definieren
Starten Sie mit einer klaren Rollenbeschreibung: „skeptischer Mittelständler“, „engagierte Erbin“ oder „vorsichtiger Stiftungsvorstand“. Keine echten Namen, keine realen Personen.

Schritt 2: Werte und Motivationen
Was treibt diese Person an? Gerechtigkeit? Effizienz? Lokale Verbundenheit? Je konkreter, desto authentischer die späteren Dialoge.

Schritt 3: Fiktive Fundraising-Historie
Hat bereits gespendet? Wurde enttäuscht? Bevorzugt Projekte mit Bildungsfokus? Diese erfundene Geschichte macht die Persona lebendig.

Schritt 4: Kommunikationsstil
Formell oder locker? Zahlenorientiert oder emotional? Diese Parameter bestimmen den Ton der Gespräche.

Schritt 5: Testen und verfeinern
Starten Sie einen Dialog. Passt die Reaktion? Justieren Sie nach.