FRR117 - Einführung einer Fundraising-Software

Sprecher 1 Hallo, einen wunderschönen guten Tag an alle draußen an den Empfangsgeräten. Hier ist das Fundraising Radio. Folge 117 Wie führe ich eine Fundraising Software, ein CRM-System, ein? Wir haben heute gleich zwei Gäste und ich begrüße von Save the Children Katrin Putzka und John Konyas. Hallo!

Sprecher 2 Hallo. Hallo.

Sprecher 1 Vielleicht stellt ihr euch gerade so ein bisschen vor, Katrin, wer bist du?

Sprecher 3 Ja, sehr gern. Also Katrin Putzka ist mein Name. Ich arbeite seit 15 Jahren bereits bei Save the Children Deutschland e. V. und leite seit zwei Jahren die Abteilung Finanzen und Spendenwesen. Dazu gehören unter anderem das Datenteam, der Spendenservice und auch die Spendenverwaltung. Und das ist auch der Grund, warum ich sehr intensiv mit dem Thema Fundraising-Software und CRM befasst war in letzter Zeit.

Sprecher 1 Danke, Herr John.

Sprecher 2 Ja, John Conyers, ich bin nicht ganz so lange, aber immerhin sieben Jahre bei Save the Children Deutschland. Ich bin dort Leiter des Datenteams und war auch in unserem Relaunch-Projekt der Projektleiter. Ich habe einmal im Leben so eine ähnliche Erfahrung gemacht, ein Relaunch, aber im wesentlich kleineren Rahmen. Insofern war das ein sehr großes Erlebnis in meinem Berufsleben.

Sprecher 1 Ja, vielleicht gucken wir so ein bisschen, also wir haben ja gesagt, das Thema ist so ein bisschen, wie führt man eine Datenbank, wie es in der Szene ja meistens genannt wird, aber der Begriff ist ja nicht ganz so exakt, das ist eigentlich eher ein. Ganzes System, Datenbank wäre ja nur der Ort, wo man die Daten speichert. Was habt ihr denn eingeführt, nur dass wir so einen Rahmen haben und wissen, wovon wir sprechen?

Sprecher 2 Also wir sind jetzt bei Salesforce, dort das Non-Profit Success Pack, was eben für NGOs entwickelt wurde und das seit Oktober 2020.

Sprecher 1 Okay, das heißt, vielleicht sage ich an der Stelle einmal, dass ihr euch für Salesforce entschieden habt, das hat jetzt Gründe, da habt ihr euch vorher mit beschäftigt und auseinandergesetzt. Das irgendwie gut überlegt, aber darum soll es jetzt in der Folge tatsächlich nicht gehen. Und sozusagen der Disclaimer: Es gibt da draußen auch noch jede Menge andere wunderschöne Programme, das muss jede NGO für sich selbst entscheiden. Also es soll jetzt nicht um Salesforce gehen, sondern es soll eigentlich darum gehen Wenn man sich entschieden hat, wie macht man es dann? Also wie kommt man dann dazu, dass das System läuft? Und John, jetzt hattest du gerade gesagt, Oktober letzten Jahres seid ihr live gegangen, das System läuft also. Vielleicht zwei Fragen. Einmal, wie lange habt ihr gebraucht bis zu diesem Go Live? Und wie ist jetzt der Stand so, das ist ja jetzt schon über ein Dreivierteljahr her, wie ist jetzt so der aktuelle Stand?

Sprecher 2 Also wir hatten tatsächlich einen sehr ambitionierten Zeitplan aus verschiedenen Gründen, aber wir sind dann also wirklich gestartet mit dem Projekt. Vertragsunterzeichnungen, Lizenzen und erste Workshops für die Einführung im November 2019. Das heißt, wir haben das Ganze in weniger als einem Jahr so über die Bühne gebracht. Das war wirklich sehr schnell, das haben wir auch die ganze Zeit gemerkt. Und der Ansatz war bewusst so, dass wir den Zeitplan halten wollten. Wir wollten vor dem Weihnachtsgeschäft dann mal live sein mit dem neuen System. wussten, dass das bedeutet, dass wir diverse Sachen in der ersten Phase nicht schaffen würden. Und das heißt, also nachdem kurzen, aber sehr schönen Feierlichkeiten. Wir haben es geschafft. Da ging es gleich weiter mit erstmal aufräumen und. Reparaturarbeiten, die immer dazu gehören, nach dem GoLive und dann direkt mit der Planung und von der nächsten Phase und da stecken wir jetzt mittendrin. . Das heißt, es ist ein bisschen weniger intensiv geworden, weil die Grundlinge laufen, das war die große Erleichterung, aber das ist ein Projekt, das genauso lebt jetzt wie. Wie vor einem Jahr.

Sprecher 3 Und vielleicht kann ich noch ergänzen, also es ist sicher für alle spendensammelnden Organisationen hochrelevant, wie John eben schon sagte, also alles, was im Fundraising im letzten Quartal passiert, ist ja mit vielen Maßnahmen, Aktivitäten und viel Volumen auch verbunden und eben einkommensrelevant. Und dann nachfolgend natürlich dann auch gleich im Januar, Februar der Versand der Spendenquittung. Und das ist ja auch eine hochkomplexe Datenangelegenheit und das muss natürlich auch sichergestellt sein, dass das möglich ist, und das muss im Zeitplan berücksichtigt werden Und ich würde noch ergänzen, also wir haben tatsächlich, so wie John erzählt hat, im November 2019 ganz konkret mit Workshops und allem begonnen, aber dem voraus ging. . mindestens ein bis anderthalb Jahren, wenn nicht sogar ein bisschen länger, mit der Sondierung. Welche Produkte gibt es? Mit welchen Anbietern kann man das umsetzen? Was sind die Anforderungsprofile überhaupt Wie wollen wir als Team das aufsetzen? Also dem voraus ist mindestens die doppelte Zeit nochmal gegangen. die man und die auch wichtig ist und wo man das, was man nicht unterschätzen darf. Je besser man das durchführt, desto besser läuft es dann auch im Projekt. Das also zu sagen, alles ist in einem Jahr passiert, das stimmt so nicht ganz, sondern die konkrete Projektarbeit fand dann in diesem Jahr statt.

Sprecher 1 Das heißt, die Suche, die Entscheidung, die ja dann irgendwie bei euch jetzt für Salesforce ausgefallen ist. Die war gleichzeitig auch so eine Vorbereitung auf die Einführung schon, kann man das so sagen?

Sprecher 3 Ja, definitiv.

Sprecher 1 Weil ihr da schon Konzepte entwickelt habt, die ihr dann gebraucht habt.

Sprecher 3 Genau, Anforderungen formuliert, was ist uns wichtig, dann die anderen Teams natürlich auch vorab schon abgeholt und einen groben thematischen Plan gemacht und wie wir uns als Projektteam aufstellen und werden sicher noch was dazu sagen. wie wir das in der Organisation verankern, was für ein Budget haben wir und so weiter. Also das muss ja alles passieren, bevor man den Startschuss gibt. Und je besser man das macht, desso Besser läuft das Projekt, da bin ich ganz sicher. Und auch meine Erkenntnis ist, dass dieser Prozess wiederum auch nicht zu lange dauern darf. Weil wenn sowas dann drei Jahre dauert, dann passiert in der Außenwelt und auch in der Organisation unter Umständen schon wieder so viel, dass es so viele Veränderungen gibt. dass wenn man dann doch in der Umsetzung schon ist, man merkt, oh, das ist gar nicht mehr aktuell, jetzt müssen wir hier doch nochmal neu überlegen und neu starten. Oder man erinnert sich nicht mehr, hat es vielleicht nicht gut genug aufgeschrieben. Also Auf der einen Seite sich Zeit dafür nehmen, das intensiv durchdenken und gut planen und trotzdem nicht zu lange, damit man doch noch auf Aktualitäten reagieren kann. Da hatten wir ein, zweimal Momente, wo wir dachten, oh, wie war das eigentlich? Das ist doch schon eine Weile her. Es ist jetzt eigentlich anders. Da müssen wir jetzt doch anders drauf reagieren, als ursprünglich gedacht.

Sprecher 1 Und wie reagiert man dann? Also wenn man merkt hier, okay, jetzt haben wir irgendwie was, das, also es klang jetzt für mich, dass es sowas ist, wo man sagt, okay, das läuft jetzt nicht gut, da müssen wir nochmal gucken, wie wir jetzt weitermachen.

Sprecher 3 Na, hoffen, dass man das gut dokumentiert hat und dann nochmal das. Aber es ist ja schon mal ein Hinweis, man braucht eine gute Dokumentation. Ja, genau. Und da nachschlagen dann, das rausholen und dann mit den Menschen, die es betrifft, das Besprechen, Verhandeln, Entscheidungen treffen. Und auch natürlich abwägen. Wie wichtig ist es jetzt? Was kostet das vielleicht auch zusätzlich? Oder was verbessert sich dadurch, wenn wir in die eine oder andere Richtung entscheiden?

Sprecher 1 Okay, ja. Jetzt habt ihr gerade schon so ein bisschen angedeutet, dass ihr da priorisiert und überlegt, was Was machen wir wann? Wie wichtig ist das oder wie konkret seid ihr davor gegangen? Also habt ihr alles im Oktober schon umgesetzt oder habt ihr das aufgeteilt?

Sprecher 2 Also wir hatten die Puriwik hatte gesagt, also alles, was relevant ist für die Einnahmen. Also das heißt, wir haben also sehr viele Dauerspender, dass wir die Lastschrifteinzüge da rechtzeitig eine ordentliche Bank bringen, dass wir die Spenden verbuchen können, dass wir Spende. . Spende in Wünschen entsprechen können. Das musste eigentlich von Anfang an gehen. Wir hatten ein sehr altes System, also unser Bisher GesRM war über 15 Jahre in Betrieb bei Save the Schild in Deutschland und war überhaupt nicht mehr zeitgemäß nicht mehr flexibel. Wir hatten auch aus verschiedenen Gründen aufgehört, dass so Absiteten, wir waren wirklich also Wir hatten eine zwingende Notwendigkeit zu wechseln, das haben wir auch so gesehen. Und deswegen hatten wir da so einen Fokus drauf, was brauchen wir wirklich ab Tag 1. Man hat, glaube ich, im Projekt relativ schnell gefunden, ja, das ist wichtig, weil wir damit schon eine Sache machen können, war ein bisschen anders als das ist wichtig, weil da sonst irgendwas Ungutes passiert. Also ich weiß nicht, wie man das beschreiben kann. Also jedenfalls waren viele Gespräche und viel, auch innerhalb der Organisationen, viel Werbung dafür, wie wir das angehen wollen, dass wir uns nicht verschließen gegenüber neuen Ideen, neuen Entwicklungen, aber dass wir erstmal versuchen wollen, das Altsystem abzulösen. Das war tatsächlich das Erfolgskriterium schlechthin. Wir haben es geschafft, wenn wir das alte System dann einfach abschalten. Also das war immer klar in den Köpfen.

Sprecher 1 Sagen wir mal, irgendwie so kritische Faktoren ermitteln, die auf jeden Fall laufen müssen. Was ich mir jetzt dabei schwierig vorstelle, ist natürlich, weil das ist ja immer eine Frage der Sichtweise, also einkommensrelevant ist ja schon irgendwie ein Kriterium. Was hattet ihr sonst noch für Kriterien, dann zu sagen, okay, das kommt jetzt mit rein, dass es bis Oktober beim GoLive dabei ist und Das sind vielleicht Sachen, die machen wir im ersten Halbjahr, also die ihr jetzt schon noch gemacht habt, im ersten Halbjahr 2021, aber ich vermute mal fast. dass es ja Dinge gibt, die jetzt noch in der Zukunft kommen, vielleicht auch erst nächstes Jahr. Nach welchen Kriterien oder wie trifft man so Entscheidungen?

Sprecher 3 Also auf jeden Fall auf jeden Fall natürlich im Gespräch mit den Beteiligten Teams Und wir haben abgesehen jetzt von diesen Sachen, dass eben das Geld fließen muss auf unsere Spendenkonten und Fundraising-Maßnahmen stattfinden können müssen, die auch wiederum dazu führen. Das war die oberste Prämisse. Dann haben wir glaube ich, intuitiv immer Sachen, die es vorher noch überhaupt nicht gegeben hat und die weniger in diesem Bereich fielen, also Fundraising-Maßnahmen. Die haben wir intuitiv ein bisschen oder auch in Absprache natürlich mit den anderen Teams etwas geschoben. Und das war vielleicht auch gar nicht so schwierig. weil die Kolleginnen waren ja schon gewöhnt, nicht zu haben, sozusagen. Sie hatten es vorher auch nicht und hatten WorkArrounds und Haben sich dann da auch geduldet und wir haben ja auch offen über unsere Zeitpläne kommuniziert, immer sehr gut und transparent über den Stand des Projektes kommuniziert und hatten einfach auch eine unheimlich gute Unterstützung durch den Vorstand und die Leitung Fundraising, die das komplett ganz engmaschig begleitet haben und immer auf dem Stand waren. das auch in die Organisation hineingetragen haben, bis hin zu unserer Begeisterung für das Ganze, wenn wir dann Fortschritte gemacht haben.

Sprecher 1 Das heißt so irgendwie, jetzt habe ich schon drei Erfolgsfaktoren gehört. Es sind sogar vier, gute Vorbereitung, gute Dokumentation, Kommunikation scheint mir ja extrem wichtig zu sein. Und so ein bisschen die Struktur klang gerade schon so an. Also Vorstand, Leitung ist eingebunden. Vielleicht könnt ihr da noch mal beschreiben, wie ist denn das aufgebaut? Also ihr hattet ja wahrscheinlich ein Projektteam. Ein Projektleiter, aber was hat sonst eine Struktur gegeben?

Sprecher 2 Also wir hatten ein Kernteam von Leuten, die wirklich bei allen Umsetzungsschritten involviert waren. Und da war ich als Projektleiter und eine Projektmanagerin, die die ganze Organisation von uns aus gemacht hat. Vorbereitung auf die Workshops-Dokumentation uns weit übernommen hat. Da war Katrin drin als Abteilungsleitung und einfach so unversichtbare Personen, so eine Gruppe, wenn man das da weitergehen will, werden Leiter IT noch dabei und dann noch jemand aus dem Datenteam, also aus meinem Team, der auch eher für technische Fragen und vor allen Dingen für die Datenmigration zuständig war, das war das Kernteam. Und das Kernteam war dann noch ergänzt, um ein paar Personen um eine Projektgruppe zu bilden, also Leute, die zu Workshops dann je nach Thema dann hinzugezogen worden sind. Da hatten wir aus der Gruppe oder aus dem Team GroßspenderInnenbetreuung, aus dem Team Unternehmenspartnerschaften und noch aus dem Vorstandsbüro. Und dann gab es eben eine Steuerungsgruppe, wo die so ein Vorstand drin war, Abteilungsleitung, die hat sich wirklich nur gelegentlich getroffen an Die Steuerungsgruppe haben wir berichtet. Das wäre auch eine sehr wohltuende Aufgabe, immer zu gucken, wo stehen wir. Einen Monat später oder so. Wir haben uns ungefähr einmal im Monat getroffen. und da den aktuellen Stand durchgegeben. Genau, und so haben wir auf allen Ebenen immer versucht dann für Verständnis zu werben, dass wir alles Mögliche tun, aber nicht alles schaffen werden.

Sprecher 3 Und vielleicht noch ergänzend, John hat die. Projektmanagerin erwähnt mit John als Leitung… Das ist umgesetzt ganz wichtig. Also, das würde ich jedem empfehlen, sich da nicht zu denken, dass das jemand eine Person, die sonst andere Aufgaben im Team hat, einfach mitmacht, sondern das muss eine Person sein, die Erfahrung hat im Projektmanagement und auch möglichst schon mit Softwareprojekten. die sich durchsetzen kann, die klar gut strukturiert ist und die einfach auch weiß, wie man solche Sachen aufsetzt. Es muss. Wir haben jemanden gehabt mit einer vollen Stelle, die unsere Projektmanagerin war, für einen bestimmten Zeitraum tatsächlich extra dafür eingestellt. Die war so flink und f und schnell und dass das vielleicht ein bisschen zu viel war. Wir haben dann natürlich viele andere Aufgaben für sie auch noch gefunden, aber trotzdem unbedingt da jemanden einplanen, die eine Person Davon hängt viel ab, wie gut und in welchem Tempo auch das Projekt dann durchgeführt werden kann.

Sprecher 1 Okay. Vielleicht kannst du es ein bisschen plastisch machen. Was hat die gemacht? Also Ist das jetzt Terminorganisation, ist das Aufgabenkontrolle und solche Sachen?

Sprecher 3 Ja, genau. Die Systeme, mit denen wir gearbeitet haben fürs Projektmanagement. füllen und Leuten auf den Füßen treten, auf vielleicht Konflikte, Unklarheiten aufmerksam machen, dann die Leute zusammenholen dafür, das zu besprechen und Ja, einfach dafür sorgen, dass der Zeitplan, der Projektplan eingehalten wird oder gegebenenfalls angepasst, wenn es notwendig wird.

Sprecher 1 Okay. Diese Aufgabe, also nur das Projektmanagement, das sagst du, ist bei euch jetzt, ihr seid ja jetzt auch schon eine große Organisation, aber. . Das war bei euch schon eine ganze Stelle, plus das, was Projektleitung, Projektteam dann noch zusätzlich leisten muss. .

Sprecher 2 Ja. Und ich fand das also nebenbei wirklich vorteilhaft, also vielleicht wäre das dann auch gegangen, dass diese Person tatsächlich nicht vom Fach war, also hat wirklich das Projekt in sich gehabt. Es war nicht jemand, der so bei den fachlichen Fragen sowieso involviert ist, sondern wirklich jemand, die dann in dem Fall, also wirklich auf das Projekt da achten konnte. Also wie sind da die Fortschritte, was sind die To-Dos und das fand ich sehr wohltuend. Ich habe immer so ein bisschen so Als Projektleiter ist man dem Fachlichen auch sehr befasst und da kommt man manchmal auf Ideen, die bestimmt gut sind, aber dem Projekt nicht zuträglich. Und darauf hat sie immer gut aufmerksam gemacht. Das war eine gute Kombi, denke ich.

Sprecher 3 Ist natürlich fachlich dann auch immer mehr reingekommen. Das war ja dann auch ein längerer Zeitraum und. Und da haben sich dann zum Schluss auch Sachen vermischt und was auch sehr hilfreich war. Sie kannte sich dann natürlich auch mit dem System gut aus und hat uns dann auch unterstützt in der Kommunikation mit den anderen Usern und so weiter. Das war dann auch ein dynamischer Prozess. Aber insgesamt, von der Sache her war das so aufgesetzt, dass sie alles managt und das war wichtig. Dadurch konnten wir den Zeitplan überhaupt Und was ich am Anfang schon sagte, in der Steuerungsgruppe, die beiden, hauptsächlich unser Finanzvorstand und die Leitung Fundraising, das war sehr wichtig, dass die nah. dabei waren, das komplett mitgetragen haben und gesehen haben, wie wichtig es ist, und uns da wirklich die ganze Zeit über ganz stark unterstützt haben. Auch in schwierigen Situationen und da beraten haben und wir den Rückhalt hatten.

Sprecher 1 Also ich finde es insofern interessant, also erstmal diese Rollenteilung zu sehen. Projektleiter Mehr inhaltlich, Projektmanagement, mehr organisatorisch. Man erkennt auch, was für ein riesiger Aufwand das war. Welche Rolle spielt denn der Anbieter? Über den haben wir jetzt noch gar nicht gesprochen. Also wie passt der zum Beispiel beim Projektmanagement rein? Weil was ihr jetzt gesagt habt, war ja. Vor allem erstmal alles bezogen auf Save the Children. Das ist vielleicht eine interessante Beobachtung gerade. Ihr habt irgendwie noch gar nicht darüber gesprochen, wie ihr kommuniziert habt mit eurem Anbieter, der das mit euch zusammen eingeführt hat. Und wie funktioniert denn da dieses gemeinsame Organisieren Projektmanagement? Und wer hat da welche Rolle?

Sprecher 2 Ja, also auf der Agenturseite gab es auch eine Leitung, Projektleitung und einen Projektarchitekten, also Systemarchitekten, Entschuldigung. Das waren die beiden, mit denen wir wirklich sehr, sehr viel zu tun hatten. Wir haben ja agil in Sprints denn gearbeitet, die haben wir immer gemeinsam geplant. sehr, sehr viele Workshops durchgeführt zu bestimmten Themen, teils, wie gesagt, mit den Leuten aus der Projektgruppe, die da kommen. Das waren Dinge, die wir alle gemeinsam geplant haben. Es gab auch Stand-Ups zweimal die Woche ganz früh und dann eine Sitzung der. .

Sprecher 1 Genau, ich glaube, ich muss mal einhaken, weil ich habe mir jetzt drei Begriffe gemerkt, die wir uns mal näher angucken müssen. Okay. Softwarearchitekt, glaube ich, gesagt. Systemarchitekt, genau. Systemarchitekt, Entschuldigung. Auf der Anbieterseite, was für eine Rolle hat der? Ist das ein Entwickler oder ist das ein.

Sprecher 2 Eigentlich nicht. Also der Systemarchitekt war derjenige, der wirklich das Zielsystem sehr gut kannte. und kennt, also das heißt, wusste genau, wie CSV funktioniert, was da für eine Logik ist und der unsere Anforderungen dann gelegt hat und dann abgeglichen hat, was. . was wir wollen und was das System bietet und was ein Grundsatz war für das ganze Projekt und, denke ich, gar nicht so super originelles, aber sehr wichtig ist, dass man immer schaut, was bietet das System für eine Lösung an, statt immer zu sagen, wir brauchen das genauso, wie wir das mal hatten oder wie wir das uns immer vorstellen, was kann das System von sich aus und vielleicht ist das okay. Das heißt also möglichst wenig verbiegen, möglichst wenig immer immer schauen, ob es eine Lösung von der Stange gibt, die vielleicht mit leichten Anpassungen das auch tut. Das war seine Aufgabe und dann, wo es konkrete Anforderungen gab, die nicht da waren, dann zu überlegen, wie kann man die aufsetzen. und festhalten. Und hat auch umgesetzt, aber nicht richtig Entwicklung. Die Agentur hat ja diverse Leute, die wirklich nur Entwicklung gemacht haben. Wurden auch hinzugezogen.

Sprecher 1 Klingt für mich so ein bisschen nach einem Dolmetscher zwischen Inhalt und Technik.

Sprecher 2 Ja, genau. Also wobei, also ganz weit von der Technik war er nicht, aber das stimmt.

Sprecher 3 Und auch dort gab es auf der anderen Seite einen Projektmanager und eine Projektleitung. Und da wurde natürlich immer gut geschaut auch auf die Ressourcen, wen brauchen wir fachlich für bestimmte Fragestellungen noch dazu. Dann hatten wir am Ende ja auch die heiße Phase, wo ganz viel passiert ist. Ganz liegt ja an der Natur der Sache, wo dann auch noch kurzfristig neue Ressourcen dazukamen, damit wir den Termin halten konnten. Und da würde ich genauso sagen, wie bei uns das Projektmanagement einen hohen Stellenwert hatte, ist das auf der Seite bei dem Anbieter ebenso wichtig. Und da sollte man auch im Vorfeld, wenn man dann den Anbieter auswählt, Gut schauen, ob das passt. Also von der Methodik her, von der Kompetenz in dem Bereich her, wie das merkt man ja dann auch, wenn man die ersten Gespräche führt oder schon vorab. ein Findungsworkshop macht und so weiter. Das fand ich extrem wichtig, da zu sehen, dass das von Anfang an gut gepasst hat Und vielleicht können wir das auch kurz erwähnen, also ohne auch da Werbung groß zu machen, aber das war Cap Gemini, mit dem wir das Projekt umgesetzt haben. Und das war für uns wirklich auch eine schöne Zusammenarbeit über den ganzen Zeitraum mit allem, was dazugehört. Und ja, das wäre wichtig, dass man das beachtet auch da, die Art des Projektmanagements, die Art des Zusammenarbeitens. Dass man sich da überlegt, ob das passt. Und wir haben im Vorfeld auch viele Gespräche gehabt dazu oder Überlegungen, wie wichtig ist es, dass der Anbieter sich wirklich gut im Fundraising auskennt. weil wir eine Fundraising-Software einführen. Und jetzt Salesforce in Deutschland zwar dieses Pack anbietet, aber jetzt, glaube ich, noch nicht so ganz flächendeckend verbreitet ist. dass glaube ich noch da erst so richtig losgeht. Und das haben wir sehr gut und da haben wir uns sehr gut ergänzt. Also wir selber haben ja auch Seit Jahren sind wir aktiv, sehr aktiv und auch erfolgreich im Fundraising, haben da selber sehr viel Wissen und Kompetenz mitgebracht. und haben da auch gemeinsam dann gelernt, wie man das in die technischen Fragen stellen, Übersetzungen übersetzen kann. Und das sollte auf jeden Fall ein großes Interesse und eine Begeisterung für das Thema da sein. Sonst geht es nicht, aber es ist auch nicht zwingend notwendig, dass man seit Jahren sich mit Fundraising-Software beschäftigt hat. Es war so eine Erkenntnis dann auch am Ende. Wir haben ja dann auch ein Review durchgeführt und

Sprecher 1 Das Wort Review merke ich mir nochmal, aber ich habe mir eben noch einen anderen Begriff gemerkt, weil John hat eben von Sprint gesprochen. Und das heißt, ähm Schauen wir mal drauf, wie so ein Projekt organisiert ist. Was ist ein Sprint? Wie stellt dich mir das vor? Was für eine Funktion hat der im Projektablauf oder wie funktioniert der?

Sprecher 2 Ich bin nicht so richtig erfahren mit diesem, also agil arbeiten, insofern, also war das für mich wirklich eine erste, also richtig tiefe Erfahrung mit dieser Arbeitsweise und da haben wir auch wirklich also sehr davon profitiert, dass unsere Projektmanagerin das auch gut kannte und gut aufsetzen und beobachten konnte. Also wir haben immer zwei Wochen Sprins gehabt die vorab geplant, von Montag in einer Woche bis Freitag in der kommenden Woche dann durchgeführt, versucht, wir haben also in Jira in so ein Ticketsystem gearbeitet, Tickets zugewiesen und hin und her gespielt. Das ist alles also relativ, genau, also Standard. Und wir haben, glaube ich, nicht so super kreativ Originelles gemacht, aber gut war, dass wir, also wie wir das, denke ich, durchgeführt haben, dass wir die Themen gut im Blick hatten, also wie gesagt, durch diesen Fokus, was auf jeden Fall stehen musste, haben wir früh mit begonnen und haben dann die die Leute auch hinzuziehen können, also da, wo das Thema gerade aktuell war, das hat gut geklappt, genau, dann immer ein Sprint Review gemacht, also ganz.

Sprecher 1 Ja, also das heißt, Sprint ist jetzt da, wo auch die Anwender eingebunden sind, aber vielleicht kannst du es nochmal plastisch sagen. Also du hast jetzt gedacht, es dauert zwei Wochen, es gibt ein Sprint-Review, aber womit fängt der an? Also fängt er mit einem Workshop an und

Sprecher 2 In der Regel ja, genau. In der Regel ja. Also da gibt es einen Anforderungsworkshop. So ein Beispiel wäre vielleicht so Einlesen der Kontoauszüge. war ein Thema und dann geht es erstmal um das Technische, sondern das, und das ist dann auch Agenturseite, dass man überhaupt unsere Kontauszüge einlesen kann ins System. Also das geht nur um diese technische Verbindung, dass die überhaupt ankommen. Das ist vielleicht ein Sprint, ich weiß es nicht so genau, aber dann im nächsten Sprint stellt man die genauen fachlichen Anforderungen zusammen und geht peu à peu durch und guckt, was da sein muss. Und dann vielleicht im vorgespannten dritten geht es um spezialen Fälle und Testen und so weiter. Das wäre nur zum Beispiel wie das wie das immer. Und bei einem Teil hatten wir. wenig damit zu tun. Wir müssen nur klären, was muss passieren. Und da immer ein bisschen Arbeit auf Agenturseite, das so einzurichten, dass das überhaupt funktioniert. Und dann haben wir gemeinsam drauf geschaut und das war ein Tuning.

Sprecher 1 Ah, okay. Das heißt, man nimmt sich ein, ja, ich sage jetzt mal, relativ kleines Thema. Also Einlesen der Kontauszüge ist ja erstmal ein relativ kleines Thema im Gesamtkontext. Und das dekliniert man innerhalb der zwei Wochen komplett durch, bis es so lauffähig ist. Und dann nimmt man das nächste. Das ist dieser Gedanke hinterm Sprint.

Sprecher 2 Nee, das war genau das Ding, dass da wirklich, also da war keine lange Wartezeit. Also da wurde nicht lange theoretisch gesprochen, sondern genug Klarheit, um da loszulegen. Und man hat auch bei alle Detailliertheit der Anforderungen, also nie an alles gedacht. Das ist auch ganz normal und hat niemand zur Verzweiflung gebracht, dass wir einfach nachher ganz viel gesehen, uh, da hat leider niemand dran gedacht oder was ist damit und dieses Spezialfall und dann das einfach weiterentwickelt. Aber es ging erstmal um so ein gemeinsames Verständnis. Wie ist das Vorgehen? Was haben wir für Mittel zur Verfügung, was können wir justieren und wie Und dann immer die Abwägung, okay, was muss die Agentur machen und was können wir vielleicht selber machen. Also einerseits um Verständnis auf unsere Seite für das System zu entwickeln, auch klar, um Kosten zu sparen. Und manchmal auch um Stand davoranzukommen. Weil diese Übersetzung, wir stellen Forderungen dar und geben die weiter an die Agentur und die setzt um und kommt zurück mit der Bitte um Prüfung und so, das dauert häufig ein bisschen länger, als wenn wir das einfach so machen. Und das wäre immer so ein Abwägen. Also was setzen wir einfach selber schnell um, wenn wir das verstanden haben und was bleibt bei der Agentur.

Sprecher 1 Okay, das heißt aber, kann man sich, ihr habt jetzt ja gesagt, irgendwie, das grob war die Laufzeit des Projekts vom ersten Start-Workshop bis zum ersten Go Live, zwölf Monate. Aber wie viele Sprints kriegt man in so eine Zeit dann rein? Weil ich kann mir vorstellen, es gibt ja, ja, kann jetzt gar nicht mal schätzen, wie viele Themen ihr zu besprechen hattet.

Sprecher 2 Ah, da hätte ich gucken sollen. Ich weiß sehr viele Jahre.

Sprecher 1 Ja, okay, äh, aber ja, also zwei Monate und dann hatten wir glaube ich.

Sprecher 2 wenn ich mich richtig erinnere, so ein bisschen so eine Phase, wo kurz vor dem Endspurt, dass wir da ein bisschen Urlaube hatten. Und da haben wir, glaube ich. zweimal, also drei Wochen Sprints gemacht, weil einfach nicht so viel so schnell passieren konnte. Aber wir reden bestimmt von 20 oder so. Ja, ungefähr.

Sprecher 3 Und es ist auch nicht so, dass in einem Sprint dann nur dieses eine kleine Thema drin war, sondern es waren eher thematische Päckchen, würde ich sagen.

Sprecher 1 Ah, okay. Das heißt, der Sprint wäre dann in dem Beispiel jetzt gewesen Verbuchung. Und dann hat man die eine Aufgabe einlesen der Kontoauszüge, aber die ganzen anderen Aufgaben der Verbuchung gehören dann auch noch zu dem Sprint.

Sprecher 2 Genau, und das ist immer die Frage, was man vorher, also was ist denn die Zweckbindung, zum Beispiel das muss geklärt werden, wie hinterlegen wir das? Und was gibt es da für Anforderungen und auch die Kampagne, zu der der Eingang gehören soll, und das sind alle Themen, die sind auch Viel parallel.

Sprecher 1 Und das alles im Grunde in zwei Wochen, auch wenn du sagst, klappt nicht immer, man muss vielleicht nochmal außerhalb des Sprintes nachtesten, wenn ich dich gerade richtig verstanden habe. Das alles in zwei Wochen. Ich sag mal, da darf man ja nicht viel zucken. Also da muss man ja, wenn man an dem Montag, dem ersten Montag des Sprintes anfängt, Absolut wissen, was dabei in den zwei Wochen rauskommen muss. Also die Vorbereitung muss ja echt stimmen, ne? Mhm.

Sprecher 2 Ja, genau. Also da müssen wir die Anforderungen, wir hatten ja auch immer so ein bisschen perspektivisch, was kommt in den nächsten Wochen und dass wir da möglichst viel davon im Vorfeld vorbereiten.

Sprecher 1 Ist das so ein bisschen auch das, wo du eben schon mal gesagt hast, Katrin, ja, das Wir hatten zwar nur diese elf oder zwölf Monate Projektlaufzeit, aber man muss auch sehen, wir haben uns fast anderthalb Jahre auf das Projekt vorbereitet, dass man diese ganzen Konzepte dann schon hat.

Sprecher 3 Genau, also man weiß ungefähr, in welche Richtung es geht, man weiß, welche großen Themenpakete es gibt, man weiß, wie die priorisiert werden. Und das hat man alles schon so auf dem Tisch und dann zu den Sprintterminen holt man das jeweilige Paket raus und teilt das einfach nochmal. Bricht das nochmal runter und konkretisiert man die ganzen Sachen. Deswegen ist es nicht so gut, wenn es da nochmal so eine grundsätzliche Planänderung gibt. weil das Konzept schon zwei, drei Jahre her ist. Deswegen ist es gut, wenn die Vorplanung nicht in allzu weiter Vergangenheit liegt

Sprecher 1 Ah, okay. Und man noch weiß, wo man was findet wahrscheinlich.

Sprecher 3 Genau, das ist auch wichtig. Genau.

Sprecher 1 Okay, und gut, das heißt, man fängt irgendwann mal an, man weiß jetzt, welche Themen man hat, man setzt sich mit den Also intern zusammen in diesen Runden, die ihr besprochen habt, vor allem ja auch im Projektteam, man spricht mit dem Anbieter und hat dann einen Plan. Dass man die Zeit bis zum Go Live mit den Sprints komplett abgedeckt hat und hat die Einzelthemen irgendwie abgearbeitet Was passiert da noch? Weil ich kann mir ja vorstellen, also du hast ja jede Menge Themenblöcke, aber du hast ja vielleicht auch übergreifende Themen, die Kommen die auch in einen Sprint oder wie werden die abgehandelt? Also ich denke jetzt zum Beispiel, John hat ja eben erwähnt, ihr habt ja davor, bevor ihr jetzt Salesforce eingeführt habt, ein anderes System sehr, sehr lange gehabt. Da gibt es ja schon jede Menge Daten, die auch das System angucken müssen.

Sprecher 2 Wollte ich vorhin und ich will also wirklich gerne darauf kurz eingehen, weil das wirklich ein ganz wesentlicher Aspekt war von allem. Kann man nicht immer machen, glaube ich. Also wir hatten am Anfang so die Entscheidung, wie bewerkstellen wir die Datenmigration. aus dem Altsystem. Und das ist eine grundsätzliche Entscheidung, die wirklich sorgfältig abgewogen werden muss natürlich. Aber Die Idee kam relativ schnell auf in den ersten Gesprächen, ob wir das nicht selber machen konnten. Wir hatten einen Kollegen, der einfach sehr visiert war, so in Datentransformations- und Übertragungsprozessen, also der war wirklich sehr geschickt damit und haben auch die Tours und wir haben auch das Altsystem gut gekannt. Er hat sich denn bereit erklärt, dankenswerterweise die Datenmigration zu übernehmen. Und das heißt, wir mussten weder die Agentur noch das Projekt mit diesen Themen belasten. Ich benutze das Wort belasten wirklich mit Bedacht, das ist nicht schön. Also gerade wenn man das so lange im Betrieb hat, also wie bei uns. und so viele verschiedene Sachen über die Jahre da mal versucht und mal implementiert wurden, die den Jahre später denn vielleicht nicht so viel Sinn ergeben und wo die grundsätzliche Struktur sich innerhalb der Daten da verändert hat und so weiter. Das sind Dinge, mit denen man sich also Sage ich jedenfalls für mich. Ich glaube, Katrin, du mit dem man sich sehr ungerne beschäftigt. Weil es, oh Gott, was haben wir da gemacht? Und wie es, oh nee, und das war doch die, ach nee. Also da kommt so viel hoch, was man selber so an Unvollkommenheiten. Und das mit der Agentur gemeinsam durchzusprechen, da kommt man, glaube ich, unfreiwillig in so einen Rechtfertigungsmodus, ja, aber das ist nur deswegen was. Außenstehende, also die Person, die das denn umsetzen soll, die Migration. Ich stelle natürlich ganz, ja, okay, wie ist das zu verstehen und was heißt dieses Feld und wie ist die Beziehung zwischen den beiden Objekten und so. Und dann ist die Antwort fast immer, kommt drauf an. Und dann fängt man an, ja in dem Fall ist es so und da haben wir das so gemacht, dann weißt du noch, Katrin. Und das kann die Stimmung im Projekt wirklich nachhaltig belasten. Und wenn man das so weit wie möglich abgrenzt und sagt, okay, da müssen wir durch und da kann niemand helfen von außen. Also da müssen wir selber sagen, was ist in den Daten drin, was ist überhaupt erhaltenswert, was bedeuten die Dinge. Wie wollen die überführen? Und ich denke, dass der Erfolg des Projektes wirklich wesentlich davon abhängt, dass wir dasselbe gemacht haben. dass der Kollege das konnte, war eine riesige Verantwortung und das war so quasi ein Parallelprojekt. Und das musste immer mal zurückgekoppelt werden, logischerweise, weil das, was ja man die Daten macht, hängt davon ab, was wir im Zielsystem denn überlegen. Und das hat sich natürlich auch im Laufe der Monate dann verändert oder konkretisiert. Und das war eine große Herausforderung, aber ich Ich finde, das war also eine der besten Entscheidungen, ganz ein Projekt das so zu machen.

Sprecher 3 Und ich erinnere mich auch wirklich noch an den, an, das waren mindestens ein, zwei größere Termine. in denen wir dann auch gemeinsam mit dem historischen Wissen, was John, du und ich auf jeden Fall haben, dann uns hingesetzt haben, überlegt haben, okay, was nehmen wir mit, was nehmen wir in welcher Form mit. Was entsorgen wir vielleicht auch und worauf verzichten wir? Und was müssen wir vielleicht aber auch noch anreichern oder anders aufsetzen, als es im alten System war? Das war. Ganz spannend und das waren so ganz wichtige Wendepunkte auch oder nicht Entscheidungspunkte im Projekt.

Sprecher 1 Okay. Was heißt Aber klingt für mich jetzt so, als ob im Grunde ja irgendwie wird in den Sprints ja geklärt, wie es im neuen System gelöst wird. Und dann kann man ja sagen, wie die Daten aussehen müssen im neuen System. Und diese Arbeit, das jetzt zu sagen, okay, das haben wir. Wir haben eine grobe Vorstellung davon, was das bedeutet, was ja auch schon mal gut ist. Aber dieser Transfer, den habt hauptsächlich ihr geleistet oder war der Anbieter da gar nicht dran beteiligt?

Sprecher 2 Also schon, also auf jeden Fall, also aber mehr als Ressource. Also die Verantwortung lag wirklich bei dem Kollegen und er konnte so viel erbrauchte Leute von der Agentur dazu ziehen, Fragen klären. Also einerseits rein technische, wie kriege ich das hier rein, ins System am günstigsten, aber auch fachlich und so kann man das so und so, ergibt das Sinn, ist das was für Abhängigkeiten gibt es im System und so weiter. Also das gab es also sehr lange, sehr detaillierte mit dem Systemarchitekten und so, also was dann genau günstig ist und das aber die Verantwortung lag beim Kollegen.

Sprecher 1 Okay, das ist spannend. Ich muss dazu sagen, von anderen Projekten kenne ich es auch ein bisschen anders. Der Anbieter mehr auch ins Datenhandling eingreift. Das ist wahrscheinlich wie vieles in der Organisation auch so ein bisschen vom Anbieter abhängig, aber

Sprecher 2 Das war auch aber von uns so ein Wunsch. Also ich war wirklich sehr dafür, dass wir das so machen, sehr erfreut, dass wir alle so einen Weg gesehen haben, das so zu tun. Und ich sage wirklich nochmal, also das ist. eine Belastung für das Projekt. Also das ist, man will eine gewisse Dynamik nach vorne schauen und die Eröffnung neuer Möglichkeiten und Und dieses ganze Thema ist da wirklich sehr, sehr, sehr gut.

Sprecher 1 Ja, ich verstehe. Du hast ein Projekt, das nach vorne läuft. Und hast ein Teilprojekt, das permanent nach hinten schaut, ja klar. Ist natürlich ein Faktor, wo man schauen muss, dass jetzt nicht über den Weg die Vergangenheit zu sehr ins Projekt gerät.

Sprecher 2 Ja.

Sprecher 1 Ah, okay, das ist spannend, ja. So ein bisschen die Frage, weil ihr habt ja eben gesagt, so ein paar Sachen liegen jetzt auch noch vor euch oder habt ihr nach dem ersten Go Live gemacht? Wird es irgendwann einen Punkt geben, wo ihr sagt, jetzt sind wir mit der Einführung Fertig? Jetzt haben wir alles, was wir brauchen? Oder ist eher so, dass ihr sagt, nee, man wird eigentlich niemals wirklich fertig? Es gibt immer noch was, was man ergänzen oder verbessern kann.

Sprecher 2 Also ich hoffe, dass es immer so weitergeht. Das ist verschannt. Und das ist auch ein Grund, weshalb wir das CSF-Assystem gewählt haben. Es ist einerseits sehr flexibel, also das ist so. klare und offene Struktur. Man kann wirklich Wesen, also sehr viel auch selber konfigurieren und neu entwickeln. Und auch weil da man gemerkt hat, allein, also dass gerade dieses NPSP da auch einfach so viel Dynamik mit sich bringt. Das da also viel passiert auf CSW-Seite, also dass die da Sachen voranbringen wollen. Also es ist ein Wir haben ein dynamisches System und da wollten wir auch mit dem System wachsen und das war auch ein Grund, weshalb wir das ausgewählt haben. Aber die Frage ist super, wie du es stellst, weiß nicht. Also da müssen wir Katrin vielleicht überlegen, wann ist die Einführung an sich zu Ende und wann geht es einfach mit Weiterentwicklung. Also eigentlich ist die Einführung. durch. Also die Sachen, die zum Alltagsgeschäft gehören, sei es Kommunikation mit SpenderInnen oder Verbuchung der Spendeingänge, wie auch immer das ist. Es läuft alles, natürlich gibt es immer wieder Themen, aber eigentlich ist das alles durch.

Sprecher 3 Ja, also ich würde so sagen, wir haben also diesen Go Live gehabt, dann gab es eine Phase erstmal des Durchatmens und aber auch noch Anpassungsarbeiten, Reparaturarbeiten, also was irgendwie nochmal besser oder nochmal. wirklich, dass es wirklich läuft. Und dann haben wir uns ja schon auch sehr bewusst mit unserer zweiten Phase, die wir auch vorausgeplant haben. befasst und die nochmal klar definiert und auch vom Zeitraum, vom Budget und auch von den Themen und haben dann nochmal ein bisschen sortiert und auch priorisiert. Und ich würde sagen, in dem Moment, wenn wir diese Phase abgeschlossen haben, dann kann man sagen, das System ist eingeführt. Und alles andere ist natürlich wie überall. Es gibt neue Anforderungen, das Leben geht draußen weiter, wir reagieren darauf. Und natürlich auch mit unseren Systemen. Und dann entwickeln wir das einfach weiter und bauen an und so weiter. Also so würde ich das definieren. Also nach Phase 2 sind wir mit der Einführung fertig.

Sprecher 2 Und vom Gefühl her, wenn ich mich zu. . Also das klar, das erste war der erste Tag, wo wir mit echten Spenden so im Mit dem System da Sachen gemacht haben. Erste Verbuchen der Kontauszüge, erster Lastschrifteinzug, das war alles ganz schnell am Anfang, das waren sie suche, dann natürlich das ganze Weihnachtsgeschäft, was dazwischen passiert hat, aber eigentlich ist Das große auch war also mit dem Versand der Spendquittung für das Jahr 2020, was im Februar da stattgefunden hat, da waren wir. durch mit der allerersten Phase, dass das System überhaupt läuft. Weil das war immer so etwas, wo große Aufregung herrscht, ob das gut klappen wird. Und danach war so ein bisschen Aufnahme, jetzt holen wir das alles nach in der Phase 2, genau. Und dann können wir sagen, am Ende dieser Phase 2 haben wir das System so weit eingeführt.

Sprecher 1 Ist denn, jetzt hattet ihr ja gesagt, ihr habt extra eine Stelle geschaffen als Projektmanagerin, ist die noch da? Weil das wäre für mich jetzt irgendwie so ein Zeichen. Ist es jetzt Alltagsgeschäft oder sind die Projektstrukturen so ein bisschen nicht mehr da?

Sprecher 3 Also das ist tatsächlich ein Thema, weil wir uns in der ersten Phase da auch sehr gut dran gewöhnt haben. dass sie da ist und uns da managt und da durchbringt. Und das ist schon auch notwendig für die zweite Phase, aber natürlich nicht mehr in der Intensität und nicht in dem Umfang. Und deshalb haben wir sie in dem Projekt als solches nicht mehr an der Übergangszeit, aber sie ist noch in der Organisation und bleibt uns da noch erhalten. Sie ist natürlich in ihrer Fahrlichkeit. Das ist komfortabel, genau.

Sprecher 1 Jetzt muss ich ja sagen, ich war ja mal, das ist aber Jahre her, ganz am Anfang, als es darum ging, quasi so ein bisschen Dieses Projekt aufzusetzen und so erste Anforderungen. Da war ich ja auch mal dabei.

Sprecher 3 Ja, hast du uns beraten.

Sprecher 1 Und seinerzeit haben wir auch Projektziele. definiert und ich muss euch das Kompliment machen, dass ihr eines meiner Lieblingsziele vor allem in der Formulierung aller Zeiten habt. Ich Bin immer noch begeistert. Ja, die Frage ist, ihr fragt euch jetzt, was kommt.

Sprecher 3 Ich weiß es schon.

Sprecher 1 Ich kann es auswendig, musste es nicht nachschlagen. Das Ziel lautete Bei Projektende sind alle Beteiligten gesund und noch bei Verstand. Und meine Frage ist, hat das funktioniert?

Sprecher 3 Ja, das hat es.

Sprecher 1 War es knapp, oder? Ja.

Sprecher 3 Also John sieht das vielleicht ein bisschen anders, weil er, glaube ich, am meisten davon betroffen war, von der Belastung und das war wirklich eine. Marmutaufgabe und also es sind tatsächlich niemand umgefallen und es ist niemand wegen Krankheit ausgefallen und so weiter und alle arbeiten gern mit dem System und so weiter. Also das hat alles geklappt. Aber in der Rückblende würde ich sagen, es war schon knapp. Das war an der Grenze dessen, was man so aushalten kann und verarbeiten kann, auch gedanklich verarbeiten kann. Ich bin nicht sicher, ob ich es nochmal so machen würde. Ob ich das nochmal so zulassen würde, dass man so an seine Grenzen geht.

Sprecher 1 Okay, das heißt aber ja, ja, spricht natürlich erstmal absolut für dich, dass du sagst, okay, man muss auch aufeinander aufpassen. Das finde ich gerade in so einem Projekt extrem wichtig, weil das. Ist eine große Belastung gerade für die Keyplayer oder die Leute, die es hauptsächlich machen. Aber wenn du jetzt sagst, okay, du würdest, das wäre ein Learning für dich, ne? Was würdest du anders machen? Anders verteilen, zeitlich strecken?

Sprecher 3 Also ich bin gar nicht sicher, aber ich habe im Nachhinein gesehen, was das doch für ein großes Risiko war mit dieser Belastung. Aber da haben wir, John und ich haben da auch viel drüber gesprochen. Es gab durchaus die Momente, wo wir gesagt haben, okay, das schaffen wir nicht, das ist zu viel jetzt und wir sollten uns hier doch nochmal mehr Zeit nehmen. Wir halten den Go Life nicht und machen erst im Frühling weiter, also nach dem Versand, machen eine Pause und machen den Versand nach dem Versand der Spendenquittung. Und da stand ganz klar im Raum. Das meinte John, wir schaffen es nicht, dann bis dahin die Energie so aufrechtzuerhalten, den Spirit so aufrechtzuerhalten. Wenn wir jetzt eine Pause machen, dann werden wir das nicht mit der Kraft und mit der Power weiter durchziehen können, was es eigentlich braucht. Und das fand ich schon sehr überzeugend und auch nachvollziehbar, dass man nicht plötzlich jetzt aussteigt, Pause macht und dann mit demselben Enthusiasmus dann wieder einsteigt. Und das war auch das, was mich überzeugt hat, okay, wir ziehen es durch, wenn es irgendwie geht. Aber es war grenzwertig. Dann kann ich mich nur darauf verlassen, auch dass jeder ja auch erwachsen ist und das für sich auch selber entscheidet. So haben wir uns dann geeinigt.

Sprecher 1 Ja, aber ich finde, das zeigt nochmal, wie wichtig Kommunikation in so einem Projekt ist. Also dass man tatsächlich über alles auch zeitnah und offen spricht.

Sprecher 2 Ja, und man muss auch sagen, also das war auch eine Bereitschaft und das hängt wirklich von der Stimmung im Projekt ab, glaube ich jedenfalls. Also eine Bereitschaft. Kleinere, also die wesentlichen Risiken hatten wir natürlich ausgeschlossen, aber kleine, uh, das sollte klappen, aber wer weiß, vielleicht muss man da ein bisschen nachjustieren oder das kriegen wir so bis zum GoLive nicht hin. Da muss man ein bisschen manuell was machen, damit das funktioniert, also ich kann auch kein kroketes Thema nennen im Moment, aber das gab es ja. Und die die Bereitschaft denn auch nach dem Go-Live, also nach diesen ganzen Strapazen, wo man eigentlich vier Wochen Urlaub bräuchte, da erst recht nochmal richtig ran zu klotzen und das Ganze denn gut zu beobachten, am Laufen zu halten und gegebenenfalls da einzugreifen und so, das war auch vorhanden. Und das ist etwas, was Ja, auch die Rückschau, auch ein bisschen erschwert, weil man nicht den Punkt hat, ob von wegen, man nimmt einen Schritt zurück und schaut, wie die Maschine einfach funktioniert und alles summt und alles, sondern man ist da noch mittendrin und hält hier einen Finger hin, damit das nicht so und so weiter. Also das war nicht mit dem Relaunch, also mit dem Go-Live-Termin dann vorbei. Und die Bereitschaft muss auch da sein und das hängt. wirklich davon ab, dass man gesund ist, gut drauf ist, bei Verstanden, wie du schon gerade gesagt hast.

Sprecher 1 Also das muss alles zusammenkommen. Das war eure Formulierung.

Sprecher 3 Und wir haben wirklich in der gesamten Projektgruppe, wir haben uns da auch wunderbar ergänzt. Also jeder hatte auch mal ein Tief. Oder auch hat gezweifelt vielleicht und es gab aber nie eine Situation, wo das alle gleichermaßen betroffen hat. Also es war dann immer zwei, drei Leute, die dann doch die Energie wieder reingebracht haben. das am Laufen gehalten haben. Und das war sicher auch ein Vorteil. Und gerade John hat von Anfang an, von An, noch vor Start, Projektstart, das war auch so mit seiner Seinen Anspruch, dass wir Freude haben an dem Projekt, dass wir das gerne machen, dass wir das Ziel wichtig finden und das Produkt gut finden. Und das war ganz wichtig.

Sprecher 1 Und wenn das gefährdet war, ich meine, was so lange dauert und so viele Themen hat, wird es ja irgendwie doch immer einen Punkt geben, wo man sagt, okay, jetzt macht es aber gerade mal gar keinen Spaß.

Sprecher 3 Genau. Das haben wir auch thematisiert.

Sprecher 1 Da ist es dann wieder, wollte ich gerade fragen, was macht man dann? Macht man dann irgendwie ein Team-Event und alle gehen klettern, um auf andere Gedanken zu kommen? Also ich fantasiere mal so ein bisschen. Sagt ihr einfach, okay. Also auch da Kommunikation wieder.

Sprecher 3 Ja, wir haben viel Pizza bestellt. Und wir haben auch das uns auch teilweise bei den Workshops dann auch mal gut gehen lassen und haben was Schönes zu essen gehabt. und uns gut unterhalten. Und wirklich, wenn es schwierig wird, wir haben uns zusammengesetzt und dann auch mit der Steuerungsgruppe, also mit dem Vorstand und mit der Leitung Fundraising, um die Sachen auf den Tisch zu packen, zu sagen, wo wir stehen und haben dann nochmal so ein externes, mehr oder weniger externes Feedback auch bekommen. da wieder neuen Schwung und Bestätigung bekommen.

Sprecher 1 Okay, das ist sehr, sehr schön.

Sprecher 2 Und was auch geholfen hat, also Katin hat erwähnt, dass die beispielsweise die Projektmanagerin in fachliche Themen immer so einstiegen ist. Also wir haben uns auch gemerkt, wenn dem einen alles zu viel wurde oder einfach nicht geschafft hat. dann konnten wir einfach so mithelfen. Also diese Rollen waren da und waren auch verteilt und so, aber wir haben die Grenzen an Erfahrung. mal fallen lassen, überschritten, um jemanden unter die Arme zu greifen und zu helfen.

Sprecher 1 Also nicht Augen zu und durch, sondern flexibel reagieren die ganze Zeit über. Ja, vielleicht auch, dass man sich klar ist, was du eben gesagt hast, Katrin. Wir haben die Option, das Projekt zu unterbrechen. Wir können uns darüber unterhalten, ob das eine gute Option ist, aber dass man sich klarmacht, bevor jetzt hier jemand noch Burnout kriegt oder irgendwie krank wird oder so überlastet ist, dass es gar nicht mehr weitergeht, Oder die Überlastung geht ja auch irgendwann mal auf die Qualität der Arbeit, muss man ja auch sagen. Dass man die Optionen, ich finde irgendwie. Das ist ein Stück Freiheit, was ihr euch da genommen habt… Also zu sagen, okay, wir können es auch anders machen. Wir entscheiden uns wieder bewusst dafür, bei diesem Plan zu bleiben.

Sprecher 3 Ja, das ist sowieso so ein Motto in unserer Arbeit im Datenteam, dass wir sagen, dass doch die menschlichen Belange über denen stehen, was technisch vielleicht schwierig gerade ist oder mit den Daten schwierig ist. Also dass die Gesundheit der Kolleginnen und das, was uns menschlich betrifft, dann doch im Vordergrund steht, wenn wir in anderen schwierigen Situationen auch abwägen. Ich will nicht sagen, es sind nur Daten, das ist auch so ein bisschen flapsig, klingt das. Natürlich haben wir eine Verantwortung für die Daten und gehen damit sorgfältig um. Aber es gibt ja hin und wieder Situationen, wo wir abwägen und dann fühlen wir uns das vor Augen. Die Welt geht jetzt nicht unter, wenn da technisch vielleicht mal was nicht klappt.

Sprecher 1 Okay, super.

Sprecher 2 Und sehr, sehr wohltuend war die Gewissheit, dass der Vorstand, die Steuerungsgruppe so uns unterstützen und dass wir da keinen keinen künstlichen Druck. Natürlich ist es ein sehr exponiertes Projekt, also das wird gesehen und ist auch kostenintensiv und so weiter, das weiß man alles, deswegen ist es überhaupt nicht ohne Verantwortung, aber dass tatsächlich ein Grundvertrauen da war, dass wir das nach bestem Bissen und Gewissen machen und dass wir keinen zusätzlichen Druck hatten. von oben, der ja irgendwas, und das hat auch zu dieser Ruhe gehört. Also wie du sagtest, Andreas, dass man kann immer, man hat immer die andere Option. Und das war nicht mit Ängsten um den Ruf verbunden.

Sprecher 1 Ja, wunderbar. Wobei ich auch sagen muss, ihr habt da scheinbar sehr günstige Rahmenbedingungen. Da muss man realistisch sein, dass das Wird wahrscheinlich nicht jeder haben, der so ein Projekt hat, dass es in der, also zwischen diesen, ich nenne die eben jetzt mal strategisch und operativ, also die Steuerungsgruppe, die, die da oben drüber sitzen und das aus der Gesamtsicht der Organisationen betrachten und operativ eben ihr, die das Projekt durchführt, dass das so reibungslos und Klingt für mich auch sehr respektvoll im Umgang funktioniert. Aber trotzdem auch im Operativen hat man manchmal mehr Freiheiten als man glaubt. Sehr schön. Wenn wir jetzt, wir haben jetzt sehr viele, ich überlege gerade, ob man vielleicht nochmal zusammenfassen kann, welche Erfolgsfaktoren es alles gab, aber ich glaube, wenn wir jetzt. Die aufzählen, ähm, wird das eine sehr lange Aufzählung und ich bin nicht sicher, ob ich die gerade vollständig hinkriegen würde. Aber wenn ihr so zurückblickt, also ihr habt ja auch ein Review für das Projekt gemacht und Lessons learned und sowas Wenn ihr einen Punkt rausgreifen würdet und sagen würdet, ich gebe euch auch zwei, wenn ihr einen nicht könnt, aber was ist vielleicht das Wichtigste für euren Erfolg gewesen?

Sprecher 3 Ich würde sagen, die Sicherheit, dass wir ein gutes Produkt ausgewählt haben, was zu uns passt und womit wir zukünftig arbeiten wollen. Da gab es irgendwie keine Unsicherheit oder Zweifel. Und tatsächlich die, was wir jetzt zum Schluss besprochen haben, die Zusammenarbeit, das Teamwork untereinander, aber auch mit dem Dienstleister, das passte einfach. Das war schon Das waren so die Erfolgserlebnisse. Die gute Rollenaufteilung, der Spaß dabei, die Kompetenz, die wir auch überall gut verteilt hatten, die Unterstützung. Und auf beiden Seiten, also sowohl bei uns intern in den verschiedenen Gremien, sage ich es jetzt mal, in den verschiedenen Gruppen, aber auch in der Zusammenarbeit mit der Agentur, mit KapGemini.

Sprecher 1 Und John, willst du noch was herausheben, was dir besonders wichtig wäre?

Sprecher 2 Ja, also wirklich, das ist die einfachste Frage, aber super interessant. und nicht so einfach. Also ich bin auch ein bisschen so, ich würde sagen, also Erfolg, klar, wir haben es geschafft und es läuft alles gut und alle sind wohlauf und das System entwickelt sich weiter oder wird weiterentwickelt. Insofern kann man sagen. Aber ich so, ich habe durchaus immer wieder gedacht, oh das ist okay, das können wir noch gerade so entden. Also ich bin ein bisschen mit dem Aber es war erfolgreich, insofern kann ich das durchaus ich finde wichtig war diese Ich habe das nicht so ganz und ich weiß nicht, ob es kann. Es gibt diesen Spruch, also Freiheit ist die Einsicht und die Notwendigkeit oder irgendwie sowas gibt es einen Spruch und ich habe das kein, niemand aus der dem Bereich Philosophie zuhört, aber jedenfalls ungefähr so. Und ich glaube, dass wirklich was sehr wohltuend war für uns, dass wir klar hatten, was das Hauptziel ist. Wir wollten nicht irgendwas machen, was die Arbeit später effizienter und besser und leicht und so macht. Also das Wir wollten genau dieses das alte System so abschalten, was Neues haben, was mindestens das kann, plus die anderen Sachen. Also wir hatten wirklich ein klares Ziel und wir haben uns nicht davon zu sehr ablenken lassen. Und das hat eben auch diese Dynamik mit hier begünstigt, dass wir gesagt haben, okay, bis Oktober wollen wir den Stecker ziehen. im Altsystem. Und ich glaube, das war für das Gelingen des Projektes wirklich sehr wichtig, dass wir diesen Fokus hatten. Weil sonst kann man sagen, ach bevor wir jetzt was halbgas machen, warten wir noch. Ein halbes Jahr oder. Also das ist leichter denn, wenn man dieses diesen Fokus nicht hat. Und ich glaube, das war gut so.

Sprecher 1 Stimmt, ja. Spannend. Ja, wunderbar. Ich fürchte, wir könnten noch ewig weiter diskutieren, aber ich glaube, wir haben, glaube ich, einen guten Überblick gegeben. Ich danke euch echt herzlich auch. Auch für den offenen Einblick, den ihr uns gegeben habt. Vielen Dank, John, vielen Dank, Katrin, und bis zum nächsten Mal. Vielen Dank, Andreas. Danke, Andreas. Hat Spaß gemacht. Gerne bis dann. Tschüss.

Sprecher 3 Danke, Well, I