Den Prompt für den Jahresbericht? Den gibt's nicht.
Von
Maik Meid
vom .
Kürzlich bat mich jemand um einen Prompt, mit dem ihre Organisation den Jahresbericht mit KI erstellen könnte. Einen Prompt. Den einen.
Ich konnte nicht liefern und zwar deshalb, weil es ihn schlicht nicht gibt.
Prompts sind nicht mehr das, was sie mal waren
Vor etwa einem Jahr war das noch anders. Da war ein guter Prompt tatsächlich ein echter Hebel und ein wirksames Instrument. Ein sorgfältig formulierter Prompt hat den Unterschied gemacht zwischen brauchbarem und unbrauchbarem Output. Einen ganzen Jahresbericht konnte er aber natürlich auch nicht brauchbar auswerfen. Das hat sich geändert, deutlich, spätestens seit Anfang 2026.
Merken bitte: Kontext, Maschine und Prompt
Ein mittelmäßig formulierter Prompt mit reichhaltigem Kontext schlägt einen hochoptimierten Prompt ohne Material bei weitem, und die meisten Anwendenden denken immer noch, der Prompt ist die entscheidende Variable. (Über die Kombi dieser drei Dinge werde ich in Zukunft hier noch mehr schreiben.)
Bevor ihr irgendetwas in eine KI tippt
Die wichtigste Frage zuerst: Was ist euer Jahresbericht eigentlich? Macht ihr den, weil ihr ihn immer schon gemacht habt oder weil er für das Qualitätsmanagement benötigt wird? Der Kern dieser Frage wird oft gerne mal vergessen.
Bei einer Organisation ist er vor allem ein Finanzdokument mit etwas Text und schönen Bildern drum herum. Bei einer anderen ist er eines der wichtigsten Kommunikationsmittel des Jahres: Wirkungsberichte, Stimmung, Haltung, Danksagungen, Fotos. Bei manchen ist er beides in einem, verteilt auf dreißig Seiten, gedruckt und gleichzeitig digital, als reiner PDF-Download oder - im Idealfall - nochmal besonders als Landingpage fürs Netz schön aufbereitet.
Für eine KI ist die Aufgabe "Schreib unseren Jahresbericht" ungefähr so präzise wie "Koch uns was". Das Ergebnis wäre ein Zufallsprodukt mit den Kontexten, die sich die KI ausdenkt. (Jaaaa, wenn das System durch guten Kontext bereits vorbereitet ist, dann sähe das vermutlich etwas anders aus. Aber davon gehe ich hier jetzt nicht aus und gut wäre das Ergebnis trotzdem nicht.)
Kontext bedeutet auch: Wer liest den Bericht, und was soll er bei diesen Menschen auslösen? Erscheint er eben gedruckt, als PDF oder auf der Website? Richtet er sich an Spendende, an Behörden, an Mitglieder, oder an alle drei auf einmal, mit jeweils anderer Funktion? Gibt es schon eine inhaltliche Struktur, oder beginnt ihr wirklich bei null?
Klärt das, bevor ihr das erste Wort in einen Prompt tippt.
Kontext ist das eigentliche Arbeitsmaterial
Nehmen wir an, Zweck und Umfang sind klar. Was braucht die KI jetzt? Grob das, was ihr auch einer Person geben würdet, die neu im Team ist und den Bericht schreiben soll: Rohmaterial und Hintergrundwissen.
Projektberichte, vielleicht sogar Protokolle aus Teamsitzungen, Zahlen aus dem Controlling, frühere Jahresberichte als Stilvorlage in Verbindung mit Corporate Design und Wording-Vorgaben, ein Briefing zu Tonfall und Zielgruppe. Je mehr davon ihr mitliefert, desto weniger Prompt-Akrobatik braucht ihr. Gute Sprachmodelle können mit gutem Material arbeiten und wissen nach Hinweis, wo sie es finden. Sie können nicht aus dem Nichts schreiben, was sie nicht kennen und würden dies im Zweifelsfall erfinden.
Konkrete Frage an Euch: Welche Daten liegen in welchem Format vor? Sind die Zahlen schon interpretiert oder habt ihr Rohtabellen, die erst aufbereitet werden müssen? Gibt es bereits Textentwürfe oder Stichpunkte? All das ist Kontext. Und Kontext ist heute das eigentliche Arbeitsmaterial. (Und auch ein pdf sollte vorher in lesbarere Daten konvertiert werden.)
Claude, ChatGPT oder Gemini? Kommt drauf an.
Eine Frage, die bislang noch gar nicht auftaucht: Welches Modell nehmt ihr überhaupt?
Für längere, kohärente Texte mit viel Kontextmaterial arbeite ich aktuell und schon länger und am liebsten mit Claude. Das Kontextfenster ist groß, der Umgang mit längeren Dokumenten ist gut. Für Datenanalysen, bei denen ihr Code direkt im Chat ausführen und Diagramme sofort gerendert haben wollt, hat ChatGPT mit dem eingebauten Code-Interpreter zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Textes einen Vorteil: Python läuft dort in einer "Sandbox", das Ergebnis erscheint direkt im Chat. Für erste Rohfassungen, die schnell gehen müssen, reicht manchmal auch ein kleineres, günstigeres Modell.
Die Werkzeugwahl gehört aber zur Vorbereitung.
KI erstellen lassen oder KI beim Erstellen helfen lassen?
Ich persönlich würde mir von einer KI helfen lassen, aber ich würde einen Jahresbericht nicht komplett von einer Maschine schreiben lassen. Ein Jahresbericht ist ein Rechenschaftsdokument und quasi "hoheitliche Aufgabe" gegenüber Spendenden, Mitgliedern, der Öffentlichkeit. Er sagt, was ihr getan habt, das ist gelungen, das seid ihr. Wenn dieser Text ohne menschliche Substanz und Verantwortung entsteht, stimmt an dem Dokument grundsätzlich etwas nicht und stellt auch Fragen an die Authentizität eurer Arbeit allgemein.
KI kann jedoch bei einem Jahresbericht viel leisten. Sie kann Sprache glätten, Struktur prüfen, Rohtexte zu lesbarer Prosa machen, auf Widersprüche hinweisen oder auf Personas anpassen. Das ist sinnvoll und vertretbar. Aber die Substanz, die Haltung, die Aussage, die muss von Menschen kommen, die wissen, was in diesem Jahr wirklich passiert ist und die auch vor Ort waren. Ich weiß, dass manche das anders sehen. Aber klärt das, bevor über irgendeinen Prompt nachgedacht wird.
Denn es ist zurecht verlockend, aus Zeitgründen über den KI-Einsatz nachzudenken. Zeitlich ist da vermutlich erst mal nicht viel herauszuholen.
Wie ich die Sache mit dem Jahresbericht angehen würde
Ich würde mit dem Ziel anfangen. Was soll der Jahresbericht leisten, für wen, in welchem Umfang, in welchem Ton? Erst wenn das klar ist, würde ich die vorhandenen Materialien sichten und sortieren: Was gibt es, was fehlt, was muss noch erarbeitet werden?
Dann entscheiden, wo KI konkret helfen soll und wo nicht.
Drei Aufgaben, bei denen das in der Praxis besonders gut funktioniert:
Das Vorstands-Statement aus Stichpunkten.
Der oder die Vorsitzende gibt Stichpunkte, die KI macht daraus einen lesbaren Entwurf. Das scheitert aber an der individuellen Formulierung. Was hilft ist, den Text aus dem Vorjahr als Stilvorlage mitzuliefern und gar direkt eine Tone-of-Voice Datei zu nutzen, falls der Stil des Vorstands regelmäßig benötigt wird.
Nur ein Orientierungsprompt. Dieser sollte im echten Leben viel individueller sein:
Im fortgeschrittenen Modus wurde das System sowieso auf eure tone-of-voice-Datei zugreifen, aber das sprengt hier diesen Beitrag.
Du schreibst das Vorstands-Statement für unseren Jahresbericht 2026. Hier sind die Stichpunkte, die unser Vorsitzender genannt hat: [Stichpunkte einfügen]
Hier ist sein Statement aus dem Vorjahresbericht, damit du seinen Ton kennst: [Text einfügen]
Die Lesenden sind unsere rund 2000 Fördermitglieder. Die meisten kennen uns seit Jahren, ich muss nicht erklären, was wir tun. Ziel: Danke sagen und klar machen, dass wir wissen, was 2025 kommt.
Länge: 280 bis 320 Wörter. Keine Formulierungen wie "in bewegten Zeiten", "gemeinsam stark" oder "herzlicher Dank". Keine Floskeln. Schreib einen Entwurf, der sich liest wie ein Brief an Menschen, die man kennt, nicht wie eine Pressemitteilung.Projektberichte aus dem Fachbereich lesbar machen.
Sachberichte sind für interne Zwecke geschrieben, nicht für Spendende. Die KI kürzt und übersetzt, soll dabei aber nicht glätten und die Stimme der Autorin nicht ersetzen. Auch hier wieder: Der Prompt ist nur eine Orientierung.
Du bekommst einen interner Sachbericht über unser Projekt X: [Text einfügen]
Er soll in den Jahresbericht. Die Lesenden sind private Spendende, keine Fachleute.
Kürz auf ca. 400 Wörter. Behalte alle konkreten Zahlen, Namen und Beispiele, die im Original stehen. Was du rausnehmen kannst: administrative Sprache, interne Abkürzungen, Wiederholungen, Sätze, die nichts Konkretes sagen und Floskeln.
Was du nicht tun sollst: den Text "verbessern" oder professioneller klingen lassen. Die Autorin ist die Fachperson. Ich will ihre Stimme, nur kürzer.
Wenn du Stellen findest, wo Zahlen oder Fakten fehlen, die Spendende interessieren würden, markiere das mit [FEHLT: ...].Konsistenz prüfen, wenn viele Personen geschrieben haben.
Bei Jahresberichten mit mehreren Autorinnen und Autoren stimmt am Ende oft der Ton nicht zusammen. Das zu finden, kostet Zeit. Das zu delegieren, nicht.
Hier sind vier Kapitel unseres Jahresberichts, geschrieben von vier verschiedenen Personen: [Kapitel einfügen]
Prüf drei Dinge:
Erstens, Zahlen und Fakten: Gibt es Widersprüche? Wird dieselbe Zahl an verschiedenen Stellen unterschiedlich angegeben?
Zweitens, Ton: Welches Kapitel klingt am stärksten nach Behördensprache, welches am persönlichsten? Zitiere je einen konkreten Satz als Beleg.
Drittens, Ansprache: Werden die Lesenden konsistent angesprochen, oder wechselt das?
Am Ende: Sag mir, mit welchem Kapitel ich anfangen soll, wenn ich nur zwei Stunden Zeit habe.Auf dieser Grundlage würde ich das passende Modell wählen, alle relevanten Materialien hochladen und die Aufgabe präzise beschreiben. Dann iterativ weiter arbeiten: Abschnitt für Abschnitt, mit Feedback und Korrekturen.
Den Prompt für den Jahresbericht? Der entsteht aus den Antworten auf all diese Fragen. Nicht andersherum. Und erneut: Es wird sehr viele verschiedene Prompts geben in diesem ganzen Workflow.
*(Das Thema Datenschutz spielt natürlich auch eine große und berechtigte Rolle, hab ich hier im Text aber erst mal vernachlässigt.)*
