+++ Dieser Artikel erschien als erstes in der August-Ausgabe 2025 der Zeitschrift "Neue Caritas".

Nach einer Überprüfung im Juli 2026 habe ich festgestellt, dass dieser Text wirklich sehr schlecht gealtert ist und sehr viele Dinge einfach nicht mehr korrekt sind. Ich schaffe es aber aktuell nicht, den Text zu überarbeiten, daher lasse ich ihn aus historischen Gründen erstmal drin und von der Systematik her hat sich auch nichts verändert. +++

Sieben Schritte für bessere Förderanträge mit KI

1. Das richtige Tool finden

Nicht jede KI eignet sich gleich gut für Förderanträge. Claude und ChatGPT sind bewährte Allrounder für Texterstellung. Speziell für stilistische Verbesserungen in deutschen Anträgen empfiehlt sich DeepL Write. Grammarly hilft bei der sprachlichen Qualität. Die kostenlosen Varianten bieten einen guten Einstieg, haben aber Limitierungen bei komplexeren Aufgaben. Transformer Modelle (wie ChatGPT 4o) können gut mit Text umgehen. Reasoning- oder Hybrid-Modelle (wie Claude Sonnet 4) können auch tiefere logische Schlussfolgerungen ziehen.

Vergessen Sie dabei nie: Menschen arbeiten mit Menschen. Auf der Seite der Stiftungen und Fördermittelgebenden entscheiden ebenso Menschen. Die KI ist lediglich ein Werkzeug. Greifen Sie daher im Zweifel lieber einmal mehr zum Telefon oder nutzen Sie eine E-Mail, um freundlich nachzufragen.

2. Klare Aufgaben formulieren

Klären Sie vorab, was genau die KI erreichen soll. Sie ist ein Hilfsmittel, kein Zauberstab. Je präziser Ihre Eingabe, desto besser das Ergebnis. Es macht Sinn, sich allgemein mit dem Thema Prompting und den Eingabemethoden auseinanderzusetzen und diese zu üben. Statt „Schreib einen Förderantrag“ funktioniert besser: „Erstelle eine Pro- jektbeschreibung für ein Jugend- projekt zur Medienkompetenz, Zielgruppe 12 bis 16 Jahre, Laufzeit zwei Jahre, Budget 50.000 Euro, Fokus auf benachteiligte Stadtteile XY“. Geben Sie Kontext, Zielgruppe, Umfang und gewünschten Stil an. Bei ChatGPT empfiehlt sich die Nutzung der Canvas-Funktion, in der auf der rechten Seite des Bildschirms der generierte Text direkt weiter bearbeitet werden kann, ohne dass er bei Veränderungen neu generiert werden muss.

Es kann bei komplexeren Anfragen auch Sinn machen, die KI bei der Entwicklung eines besseren, komplexeren und detaillierten Prompts unterstützen zu lassen. So kann diese gebeten werden, den bereits vorhandenen Prompt auf Stimmigkeit zu überprüfen, nach Lücken zu suchen und im Anschluss einen verbesserten und auf die Anfrage optimierten Prompt generieren zu lassen.

Ebenso ist es hilfreich, Referenzdaten und Erfahrungen aus vorherigen Antragsprozessen mit anzugeben.

3. Datenschutz ernst nehmen

Denken Sie daran, dass die in ein KI-System eingegebenen Daten vom Betreiber als Trainingsdaten für künftige Modelle genutzt werden können. Dies ist zwar kein Automatismus, sollte aber für Sensibilität sorgen. Geben Sie daher nichts an, was sie auch sonst nicht veröffentlichen würden: Keine echten Personendaten, keine Interna. Nutzen Sie Platzhalter wie „Klient X“ oder „Familie Mustermann“. Bei sensiblen Projektinhalten anonymisieren Sie konsequent. Prüfen Sie

die Datenschutzerklärungen der Tools. Europäische Anbieter wie DeepL oder Mistral bieten oft besseren Datenschutz als US-amerikanische. Für kritische Inhalte eignen sich lokale KI-Lösungen, die aktuell einen höheren administrativen Aufwand benötigen. Hier wird es in überschaubarer Zeit sehr wahrscheinlich andere Möglichkeiten geben.

4. Strukturierung und Fachlichkeit

Lassen Sie die KI zunächst eine Gliederung erstellen, bevor Sie Texte schreiben. Beispiel: „Erstelle eine Gliederung für einen Förderantrag bei der XY-Stiftung für ein Familienhilfeprojekt.“ Arbeiten Sie dann Abschnitt für Abschnitt durch. Das führt zu strukturierteren, logischeren Anträgen als komplette Texte am Stück. Es ist gut möglich, dass Sie auch immer wieder neu starten müssen, da sich zu lange Chats oft nicht mehr produktiv führen lassen. Fragen Sie die KI auch, welche Informationen sie noch benötigt, um optimale Ergebnisse zu produzieren. KI kann gut formulieren und zu einem gewissen Teil auch Informationen recherchieren. Ihre Fachexpertise bleibt dabei jedoch unverzichtbar.

Prüfen Sie alle generierten Inhalte auf fachliche Richtigkeit. Ergänzen Sie konkrete Zahlen, lokale Besonderheiten und spezifische Bedarfe aus Ihrer Praxis. Die KI liefert das Gerüst – Sie füllen es mit Leben und Authentizität. Überprüfen Sie ebenso die sprachliche Qualität der Ausgabe. Handelt es sich um Allgemeinplätze oder um allzu marketinglastige oder euphorische Sprache, so passen Sie diese an. Hier kann zum Beispiel Claude mit der Stil-Funktion helfen. Diese kann sehr einfach den Stil von bisherigen Anträgen Ihrer Organisation übernehmen, was Anträge noch glaubwürdiger macht.

Beachten Sie ebenso, dass ChatGPT technische Wasserzeichen eingeführt hat und es durch eine kleine Überprüfung einfach geworden ist, direkte Kopien zu erkennen.

5. Dokumentation systematisieren

Jeder Fördermittelgeber erwartet im Anschluss an die Durchführung eine Dokumentation, wenn diese sich auch von Institution zu Institution unterscheiden. Allen gemein ist in den meisten Fällen ein inhaltlicher Bereich, eine Auflistung der Ein- und Ausgaben sowie die Benennung der Erreichung der Projektziele. Für die laufende Projektdokumentation erstellen Sie Vorlagen mit der KI.

Beispiel: „Entwickle eine Vorlage für monatliche Projektberichte in der Jugendhilfe mit Rubriken für Aktivitäten, Teilnehmerzahlen, Herausforderungen und Erfolge.“ Diese Vorlagen sparen langfristig viel Zeit und sorgen für Einheitlichkeit. Auch hier kann es langfristig Sinn machen, einen eigenen CustomGPT (siehe Punkt 1) einzurichten. Wenn es um logische Auswertungen geht, sind Reasoning-Modelle oft sinnvoller. Beachten Sie auch hier den Datenschutz. Überprüfen Sie, ob eine vollständige Einnahmen-Ausgaben Tabelle ohne Teil-Anonymisierung in ein nicht-lokales System hochgeladen werden kann.

6. Kontinuierlich optimieren

Sammeln Sie erfolgreiche Formulierungen in einem Textbaukasten. Fragen Sie die KI: „Verbessere diesen Absatz stilistisch in Richtung xyz.“ oder „Mache diese Beschreibung prägnanter mit der besonderen Berücksichtigung auf xyz“. Mit der Zeit entwickeln Sie ein Gespür dafür, welche Anweisungen die besten Ergebnisse liefern. Tauschen Sie sich im Team über bewährte Prompts aus und legen Sie diese in einem gemeinsamen Dokument ab, so dass die Organisation stetig lernt und sich an neue Bedingungen anpassen kann.

7. CustomGPTs einrichten

Sollten Sie regelmäßig Anträge bei einer bestimmten Stiftung stellen, so kann die Einrichtung eines eigenen CustomGPT (bei ChatGPT) oder Projekt (bei Claude) Sinn machen. In diesem einfach einzurichtenden Bereich befinden sich alle für Anträge relevanten Informationen: Von der Satzung der Stiftung, der Förderpraxis, auf der Website veröffentlichte Referenzprojekte sowie bereits eingereichte und bewilligte als auch abgelehnte Anträge. Ebenso können dort formale Angaben hinterlegt werden, die bei einem Förderantrag wichtig sind. Ein solches Instrument leitet Sie durch die Antragstellung und stellt Fragen zu weiteren benötigten Informationen bis zu einem gut vorbereiteten Antrag. Beachten Sie dabei auch, dass sich Förderrichtlinien ändern und diese dann in dem jeweiligen Werkzeug angepasst werden müssen.